EKSPERCI

BLOG  EKSPERCI 

CZY POTRZEBNY NAM KONSULTANT ŚLUBNY? Rozmowa z KM Wedding Planner

18 kwietnia 2016  by Joanna 

Rozmowa z Katarzyną Michalską Wedding Planner & Event Designer – konsultantką ślubną.

Spotykamy się w Hotelu Turówka w Wieliczce, zamawiamy dwie kawy latte i udajemy się do hotelowego ogrodu. Pierwsze podrygi wiosny, w postaci zielonej trawy i kwiatów wprawiają nas w dobry nastrój. Siedząc na ławeczce i wystawiając twarze do słońca przechodzimy do bardzo ciekawej rozmowy.

Joanna: Kasiu, dlaczego postanowiłaś zostać konsultantką ślubną?

Katarzyna: To pytanie pojawia się w większości moich wywiadów i odpowiedź pewnie będzie taka sama jak w poprzednich moich wypowiedziach. Od 12 lat jestem związana z branżą hotelarsko-gastronomiczną. Moją pierwszą pracą była obsługa gości w restauracji – pracowałam jako kelnerka. Dlatego też, w pewien sposób ta praca jest mi bliska i znana od „zaplecza”. Profil działania mojej firmy, to nie tylko śluby, ale również eventy biznesowe i przyjęcia rodzinne. Po 8 latach pracy jako manager gastronomii, gdzie 100% mojej aktywności przypadało na weekendy i święta, stwierdziłam, że to nie jest do końca droga, którą chcę zmierzać. Bardzo dużo osiągnęłam już w tym zakresie i chciałam, po prostu coś zmienić. Dalej planowałam działać, w tym obszarze, który znam i uwielbiam – jestem zbyt ruchliwa, by siedzieć za biurkiem (uśmiech) –  ale chciałam mieć więcej czasu dla swojej rodziny. Niestety funkcjonowanie w obiekcie hotelowym i zarządzanie ludźmi, wymaga bardzo dużo pracy i poświęcenia. Teraz moja praca też absorbuje dużo mojego czasu, ale jednak jestem w domu, przy dziecku i mogę pracować, wiedząc gdzie w tym czasie jest mój syn i co robi. Mogę rozmawiać z klientami idąc z nim na spacer i wykorzystywać czas, łącząc te dwie płaszczyzny: rodzinną i biznesową. Ten zawód w zasadzie sam mnie wybrał. Zmiany w moim życiu doprowadziły do tego, że stworzyłam swoją firmę i stwierdziłam, że to najwyższy czas by pracować dla siebie. Tak to w sumie się zaczęło.
Uwielbiam pracę w terenie i możliwość poznawania nowych pięknych miejsc , cudownych ludzi i wspaniałych firm. Dlatego, nie wyobrażam sobie Siebie, w innym miejscu niż to, w którym obecnie jestem. Stąd też decyzja o założeniu swojej działalności i stworzeniu własnej marki.
To, czego chciałam uniknąć, to praca pod inną marką. Chciałam stworzyć swoją własną firmę, którą mogę promować tak jak ja chcę, a nie mieć narzuconej odgórnie specyfiki działania. To na pewno było dużym wyzwaniem. Ale nie była to decyzja, która rodziła się przez 10 lat, albo którą podjęłam w 2 minuty. To był proces, który odbywał się stopniowo. W pewnym momencie zostałam zmuszona do podjęcia pewnych decyzji i  powstało KM.

J: Stworzyłaś swoją markę od zera. Myślę, że to jest domeną ludzi kreatywnych. Czy ty uważasz się za osobę kreatywną?

K: Ja nie lubię oceniać samej siebie. Na pewno, nigdy nie odpowiem na pytanie, czy jestem w 100% zadowolona z tego co robię, co stworzyłam – każdy z Nas jest narcyzem, mniej lub bardziej. Dlatego też ciężko mi jest powiedzieć, czy jestem kreatywna. Każdy człowiek chce być kreatywny i do tego dąży. Jeżeli jest ambitny i jeżeli nie lubi powtarzać tego co sam stworzył lub kopiować innych, to jest kreatywny. Uważam, że w pewien sposób, na pewno jestem kreatywna, natomiast na ile, to wydaje mi się, że powinny ocenić osoby, które współpracują ze mną i moi klienci.

J: Powiedziałaś że zmieniłaś swój profil działania, żeby mieć więcej wolnego czasu. Czy to ci się udało i ile czasu poświęcasz teraz pracy?

K: (śmiech) To jest dobre pytanie. Ponieważ chciałam mieć więcej wolnego czasu dla siebie i rodziny, natomiast no niestety, to nie jest tak, że pracuję po 3-4 godziny dziennie, czy nawet 8 i wracam do domu, jestem matką, gospodynią –  gotuję obiady, piekę ciasta, sprzątam, piorę i prasuję. Oczywiście muszę to robić, ale nie mam na to zbyt dużo czasu. Niestety czas mojej pracy się nie zmienił, bo dalej pracuję z przerwami 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Plusem jest tylko to, że mogę pracować z domu i nie przeszkadza mi to, że w trakcie pracy muszę zawieźć syna do szkoły i odebrać go po 3 godzinach. Ale kiedy wracam do domu, znowu pracuję. W weekendy pracuję, w święta pracuję. U mnie bardzo rzadko jest wyłączony komputer i bardzo rzadko jestem offline, z racji tego, że klienci mają więcej wolnego czasu w weekend. Zdarza się, że usypiam syna o 20:00 i jeszcze rozmawiam na skype z klientką do godz. 24:00-1:00 w nocy. Na pewno nie mogę powiedzieć, że czas pracy jest taki, jaki bym sobie wymarzyła. Natomiast dużym plusem jest to, że nie jestem zamknięta przez 8 h w miejscu, z którego nie mogę wyjść i nie muszę się obawiać, co się dzieje z moim dzieckiem. Bardzo często w moim domu pojawia się również pytanie: „Mamo kiedy skończysz i zamkniesz ten komputer?” – myślę, że to się nazywa pracoholizm!

J: Czym dokładnie zajmuje się konsultant ślubny? Powiedziałaś, że odpowiadasz na maile, rozmawiasz na skype. Czyli sprowadza się to tylko do rozmowy z klientem? Czy są jeszcze jakieś zadania, które wykonujesz poza tym?

K: Kontakt z klientem, jest tylko jednym z zadań i z procesów, przez które przechodzimy. Pomimo tego, że jestem organizatorem i koordynatorem przyjęć, to jednak nie jestem osobą w 100% decyzyjną. Ostateczne zdanie i decyzję podejmują klienci. Dla nich muszę poświęcić bardzo dużo czasu, na rozmowę, omawianie szczegółów, ofert, kosztorysów , alternatywne propozycje-  jeśli chodzi o podwykonawców, usługi i ceny. Tych rozmów jest bardzo, bardzo dużo. Poza tym, jest również druga strona, czyli spotkania z podwykonawcami. Bardzo dużo pracy mobilnej w terenie. Wyjazdy, poszukiwanie nowych lokalizacji, podpisywanie umów w imieniu klientów. Każde przyjęcie ma swoją specyfikę. To nie jest tak, że za każdym razem proponuje klientom gotowe rozwiązania w postaci firm, z którymi współpracuję, lub które znam. Bardzo często muszę sprawdzać nowe lokalizacje,  ponieważ mam klientów ze Śląska, z Podkarpacia, z Mazowsza. Lubię osobiście pojechać i obejrzeć miejsce, ponieważ wszystko na zdjęciach jest piękne, podobnie na stronach www. Po czym na miejscu okazuje się …. „Oj oj oj, my tutaj nie mamy ogródka!”, albo „Mamy za sąsiadów dużą firmę produkcyjną”. Więc co z tym zrobić? Wiadomo, że każdy obiekt chce sprzedać się z jak najlepszej strony i pokazuje tylko to, co najlepsze. Natomiast dużo jest mankamentów, które są ukrywane, a można je wyłonić tylko i wyłącznie jadąc i oglądając miejsce na żywo, kosztując ich kuchni, obserwując prace kelnerów, czy korzystając z noclegu. Taki mały test.
Nie możemy również zapominać o kwestii doradczej i wiedzy, którą posiadam. Staram się przekazywać ją swoim klientom tak, aby wiedzieli na co mogą liczyć, jak działamy, z czym musimy uważać i jakie pytania zadawać poszczególnym podwykonawcom.

J: Coraz więcej par decyduje się na usługi wedding planner-a, ale jednak jeszcze znaczna większość usiłuje organizować wesele na własną rękę. Jakie jest twoje zdanie na ten temat? Jak przekonałabyś te niezdecydowane pary, które jeszcze się wahają, żeby jednak wynajęły profesjonalistę?

K: Ja nie jestem osobą, która lubi namawiać do pewnych decyzji czy działań – zwłaszcza związanych z wynajęciem mnie i skorzystania z moich usług. Sama z doświadczenia wiem, że jest bardzo dużo ambitnych, kreatywnych i dokładnych osób, które lubią poznawać nowe rzeczy i podejmować wyzwania – takie osoby organizują swoje wesele, we własnym zakresie. To jest bardzo fajne i uczy czegoś nowego.
Są jednak Pary lub osoby, które w życiu i w pracy źle się organizują, nie potrafią niczego zaplanować z wyprzedzeniem, są nieśmiałe, nieporadne, niedokładne, mało dociekliwe lub po prostu zapracowane. To właśnie takim osobom polecam usługi i pomoc konsultanta ślubnego.  Ktoś musi być mózgiem i czuwać nad całością organizacji przyjęcia i ślubu. Ktoś musi brać odpowiedzialność za podejmowane decyzje. To właśnie robimy my – Konsultanci Ślubni.
Jest jeszcze jeden profil Par i osób, którym „polecam nieśmiało” skorzystanie z usług wedding planner-a. Są to osoby mieszkające poza granicami Polski i obcokrajowcy. Organizacja ślubu i wesela „na odległość” jest możliwa, ale ciężka – zwłaszcza dla osób, które posługują się innym językiem, niż Nasz.
Uważam, że każdą Parę stać na usługę koordynacji przyjęcia weselnego i ślubu, jaką świadczy i ma w ofercie każdy konsultant ślubny.
Musimy pamiętać o tym, iż o ile wszystko zostało dobrze zorganizowane przez Parę Młodą, to w dniu ślubu i wesela ktoś musi dopilnować wszystkich ustaleń i pracy podwykonawców. Zadaniem Młodej Pary, jest się dobrze bawić i cieszyć tym dniem –  podobnie jak pozostałych Gości i rodziców. Musi być osoba, która będzie na staży i przejmie kontrolę w nagłej sytuacji.
Myślę, że każdy kto jest już „po” powinien zadać sobie pytanie, czy coś mogło zostać lepiej zorganizowane lub dopilnowane. Wówczas sami odpowiemy sobie na pytanie – czy jest nam potrzebny konsultant ślubny i dlaczego. Taka wiedza jest cenną informacją dla znajomych, przyjaciół i rodziny, czyli dla Par którym możemy doradzić, aby właśnie skorzystali z usług konsultanta ślubnego.

J: To wszystko co powiedziałaś, idealnie odpowiada mojemu profilowi, w dniu ślubu, ponieważ borykałam się z tymi samymi problemami co twoi klienci. W tej chwili powiem szczerze, żałuję że nie skorzystałam z usług konsultanta ślubnego. Za koordynację odpowiadali nasi rodzice, którzy nie zawsze byli w stanie wszystkiego dopilnować. Także z mojej perspektywy, też polecam taką usługę. Ale interesuje mnie, czy skorzystanie z usług konsultanta ślubnego wiążę się z dużo większymi kosztami, niż zorganizowanie wesela samemu?

K: Nie. Koszt wynajęcia konsultanta ślubnego wcale nie jest drogą usługą. Ja uważam, że każdy przeciętny Nowak jest w stanie sobie na nią pozwolić. I to nie jest tak, że są przyjęcia które, mają zbyt niski budżet na to, aby zatrudnić konsultanta. Ja w tym roku mam przyjęcia z budżetem np. 200 000zł i takie z budżetem 35 000zł. To niskobudżetowe jest oczywiście trudniejsze w organizacji od tych wysokobudżetowych, ale ważny w takim przypadku jest zawsze pomysł.
Każdy kto chce, aby jego przyjęcie było inne, może je zorganizować nawet przy budżecie 35 000zł i może być piękne, niezapomniane i oryginalne. Ważne jest tylko to, żeby mieć plan i wykorzystać aspekty, które się ma i możliwości które się posiada. Czasami człowiek nie dostrzega tego, co jest w jego okolicy. W takim przypadku rolą wedding planner-a jest to, żeby stworzyć wizualizację, tego co można osiągnąć z rzeczy które się posiada.
Plusem  wyboru konsultanta ślubnego jest też to, że mamy rabaty u podwykonawców. I bardzo często klienci korzystają z tych rabatów, co w pewnym stopniu rekompensuje również koszty naszego zatrudnienia. Często jest tak, że koszt poniesiony na zatrudnienie konsultanta ślubnego może się zwrócić. Pomagamy parom planować wydatki, w oparciu o wyznaczony budżet. Klienci nie znają cen i nie wiedzą, czy usługa za 3000zł jest usługą dobrą jakościowo i cenowo. W każdej branży są firmy, które bardzo wysoko się cenią i ta cena jest adekwatna do ich jakości. Ale jest też sporo takich firm, które mają ceny nie adekwatne do jakości.

J: Kasiu, ile czasu potrzeba na zorganizowanie ślubu i kiedy należy zgłosić się do konsultanta ślubnego?

K: (uśmiech) Tuż po zaręczynach. Ciężko jest powiedzieć kiedy. Ja mam pary, które zgłaszają się do mnie półtorej roku, rok, a nawet 7-6 miesięcy przed ślubem i żadnego zlecenia nie odrzucam. Nie przyjmuje zlecenia tylko wtedy, gdy nie znajduję „wspólnego języka” z parą i nie ma między nami porozumienia w zakresie stylu i „smaku”. Uważam, że konsultant ślubny powinien stać się przyjacielem dla swoich klientów.  Takim  dobrym duchem, na którego zawsze mogą liczyć. Który ich wspiera i doradza w stresujących sytuacjach – nie zawsze związanych z organizacja ślubu i wesela. Organizacja przyjęcia weselnego ma być przyjemnością ,a nie męczarnią.

J: Jeszcze takie dosyć istotne pytanie. Czy para młoda jest zobowiązana do rezerwacji miejsca, czy to ty zajmujesz się rezerwacją hotelu, bądź sali?

K: Mój zakres obowiązków zawsze jest uzależniony od pary. Mam bardzo różne zlecenia. Czasami takie, gdzie  lokalizacja jest już wybrana i ja muszę zająć się całą resztą. Czasami wybór lokalizacji jest uzależniony od jej położenia. W przypadku pełnej organizacji i koordynacji przyjęcia weselnego, to ja szukam lokalizacji.

J: Czyli nie starasz się wpłynąć na gusta klientów?

K: Raczej nie, ponieważ wiem, że to nie prowadzi do niczego dobrego. Natomiast jeśli klienci dokonują złego wyboru, zawsze ich o tym informuję.

J: Na koniec jeszcze takie bardziej prywatne pytanie. Jaki styl ślubu jest Ci bliższy? Taki w pałacowych wnętrzach, czy raczej ślub w plenerze?

K: Ja kocham rustic, boho, eco. Te klimaty są bliższe mojemu sercu. I pewnie organizując swoje przyjęcie weselne, zdecydowałabym się właśnie na któryś z tych styli. Uwielbiam inność i ta inność mnie wyróżnia. Lubię tworzyć rzeczy, które są całkiem nowe. Chce inspirować i mam nadzieję, że mi się to udaje.

J: Czy masz jeszcze jakieś rady dla par młodych decydujących się na konsultanta ślubnego?

K: Bardzo ważne jest to, aby nie podejmować decyzji pochopnie. Należy umówić się na spotkanie z osobą, której chce się powierzyć organizacje swojego ślubu i wesela. Zadać jej milion pytań – nie koniecznie związanych z organizacją ślubu. W taki sposób poznajemy drugiego człowieka. Po takiej dwu lub trzy godzinnej rozmowie już wiemy, czy dobrze trafiliśmy – a przynajmniej powinniśmy wiedzieć (uśmiech). Jeśli nie jesteście przekonani, oznacza to jedno… musicie szukać dalej. Bardzo ważne jest też doświadczenie konsultanta ślubnego. Im dłużej pracuje w branży, tym lepiej. Wiedzę i doświadczenie zdobywa się z upływem lat i kolejnymi zleceniami.

J: W takim razie, dziękuję ci bardzo za wyczerpującą rozmowę. Mam nadzieję, że te informacje pomogą Przyszłym Pannom Młodym w podjęciu decyzji, czy zatrudnić konsultanta ślubnego.